Ensuring Protection of Personal Data in Time of Remote Work during the Covid-19 Pandemic

Abstract

The biggest changes and challenges in the employment relationship in the last six months, especially regarding the provision of personal data processing, are related to the spread of the Covid-19 virus and measures to limit its spread. Globally, the situation developed faster; at the national level, however, starting from the moment when the Cabinet of Ministers Order No 103 of 12 March 2020 On Declaring a State of Emergency was issued in Latvia [1]. At the national level, the necessary restrictive measures to limit the spread of the virus and reduce the risk of disease were analysed. Although the spread of this virus and the legal consequences of the restrictions can be linked to medical issues, the state of emergency also had a major impact on employment relations. When the state of emergency was declared, employers had to evaluate the nature of their business and the possibilities of its realisation when employees perform work remotely. During this assessment, employers were initially divided into two categories – employers whose business specifics do not allow employees to work remotely and those employers who are able to ensure business continuity for employees performing work partially or completely remotely. The purpose of this article is to analyse legality of personal data processing by performing work remotely, respectively studying both employer’s responsibilities for processing employees’ personal data to ensure control over employee’s performance and employees responsibilities for personal data processing.

Pēdējā pusgadā lielākās izmaiņas un izaicinājumi darba tiesiskajās attiecībās tieši attiecībā uz personas datu apstrādes nodrošināšanu ir saistīti ar Covid-19 vīrusa izplatību un tā izplatības ierobežošanas pasākumiem. Globāli situācija attīstījās jau agrāk, bet nacionālajā līmenī – sākot ar brīdi, kad Latvijā tika izdots Ministru kabineta 2020. gada 12. marta rīkojums Nr. 103 “Par ārkārtējās situācijas izsludināšanu”. Valstiskā līmenī tika analizēti nepieciešamie ierobežojošie pasākumi, lai ierobežotu vīrusa izplatību un samazinātu saslimstības riskus. Lai arī pirmšķietami šī vīrusa izplatība un ierobežojumu tiesiskās sekas ir saistāmas ar medicīniska rakstura jautājumiem, valstī izsludinātā ārkārtējā situācija radīja lielu ietekmi arī uz darba tiesiskajām attiecībām. Līdzko tika izsludināta ārkārtējā situācija, darba devējiem bija jāizvērtē sava biznesa būtība un tā realizēšanas iespējas, ja darbinieki veic darbu attālināti. Veicot šādu izvērtējumu, sākotnēji darba devēji iedalījās divās kategorijās – bija darba devēji, kuru biznesa specifika nesniedz iespēju darbiniekiem veikt darbu attālināti, un darba devēji, kuri spēj nodrošināt biznesa nepārtrauktību, darbiniekiem veicot darbu daļēji vai pilnībā attālināti. Šī raksta mērķis ir analizēt personas datu apstrādes tiesiskuma nodrošināšanu gadījumā, ja darbinieks veic darbu attālināti, attiecīgi analizējot gan darba devēja pienākumus, apstrādājot darbinieku personas datus, lai nodrošinātu darbinieka veiktā darba izpildes kontroli, gan darbinieka pienākumus attiecībā uz darba pienākumu ietvaros veikto personas datu apstrādi.